Kalite sistemi dokümanlarını yönetmek

Bir denetçinin arayacağı düzen şudur: her dokümanın benzersiz bir kodu ve sürümü var, yayınlanmadan önce birileri okuyup karara bağlamış, kim ne dedi kayıtlı ve bunların hiçbiri sonradan yeniden yazılabilir değil. Bu senaryo o düzeni kurar.

Adımlar

1. 1Doküman tipinde bir pano oluştur. Görev panolarından ayrı durur; sekmeleri ve izin matrisi sayfa işine göre gelir.
2. 2Pano Ayarları > Doküman serileri altında kod serisini tanımla: ön ek, ayraç ve hane sayısı (örneğin MAN.4-TL, iki hane).
3. 3Bir sayfa şablonu oluştur ve seriye bağla. O şablondan açılan her doküman sıradaki kodu kendiliğinden alır; kod ağaçta, aramada, başlıkta ve PDF/Word çıktısında görünür.
4. 4Rolleri kur. Doküman alanında hazır roller Editör, Yorumcu ve Görüntüleyen adıyla görünür. "Yazabilir ama yayınlayamaz" ayrımını istiyorsan özel bir rol tanımla: sayfa düzenleme açık, sayfa yayınlama kapalı.
5. 5Şablon, seri ve sayfa izinlerini yönetecek kişiye "Doküman ayarları yönetimi" yetkisini ver. Bu yetki üye yönetiminden ayrıdır: kalite yöneticisinin şablon tanımlamak için üye yönetme hakkına ihtiyacı olmamalı.
6. 6Dar bir sayfa için (ücret çalışması gibi) o sayfaya kişi, rol ya da grup bazında ayrı izin ver. Kısıtlı sayfa, erişimi olmayana listede bile görünmez.
7. 7Yayın öncesi süreci seç: tek imza yetiyorsa onay zinciri, yorum toplanıp karara bağlanması gerekiyorsa formal gözden geçirme başlat.
8. 8Gözden geçirme sürerken doküman donar ve sayfa yayınlanamaz. Süreç bitince "Yayınla" açılır ve yayınlanan sürüm gözden geçirmeye damgalanır.

İlgili sayfalar: Doküman alanı, Formal gözden geçirme, Kalite standartları, Roller & izinler.