Kalite sistemi dokümanlarını yönetmek

Bir denetçinin arayacağı düzen şudur: her dokümanın benzersiz bir kodu ve sürümü var, yayınlanmadan önce birileri okuyup karara bağlamış (ve bu adım atlanamıyor), kim ne dedi kayıtlı ve bunların hiçbiri sonradan yeniden yazılabilir değil. Bu senaryo o düzeni kurar.

Adımlar

1. 1Doküman tipinde bir pano oluştur. Görev panolarından ayrı durur; sekmeleri ve izin matrisi sayfa işine göre gelir.
2. 2Alan Ayarları > Doküman Kodları altında kod serisini tanımla: ön ek, ayraç ve hane sayısı (örneğin MAN.4-TL, iki hane).
3. 3Bir sayfa şablonu oluştur ve seriye bağla. O şablondan açılan her doküman sıradaki kodu kendiliğinden alır; kod ağaçta, aramada, başlıkta ve PDF/Word çıktısında görünür.
4. 4Rolleri kur. Doküman alanında hazır roller Editör, Yorumcu ve Görüntüleyen adıyla görünür. "Yazabilir ama yayınlayamaz" ayrımını istiyorsan özel bir rol tanımla: "Doküman düzenleme" açık, "Doküman yayınlama" kapalı. Yorum yazabilmesi için "Dokümana yorum yapma"yı da aç; düzenleme yetkisi tek başına yorum hakkı vermez.
5. 5Şablon, seri ve sayfa izinlerini yönetecek kişiye "Doküman ayarları (şablon, kod serisi, sayfa izinleri)" yetkisini ver. Bu yetki üye yönetiminden ayrıdır: kalite yöneticisinin şablon tanımlamak için üye yönetme hakkına ihtiyacı olmamalı.
6. 6Dar bir sayfa için (ücret çalışması gibi) o sayfaya kişi, rol ya da grup bazında ayrı izin ver. Kısıtlı sayfa erişimi olmayana listede ve aramada görünmez; kısıt alt sayfalara geçmez, onları ayrıca kısıtla. Yeni sayfa açmak (boş, şablondan ya da Word veya Markdown dosyasından) "Doküman düzenleme" yetkisi ister; bir sayfanın altına sayfa eklemek ya da sayfayı çoğaltmak o sayfada düzenleme yetkisi gerektirir. Düzenleyemediğin sayfa salt okunur açılır.
7. 7Yayın öncesi süreci seç ve kuralını koy: Alan Ayarları > Genel > Yayın kuralı’nda tamamlanmış gözden geçirme varsayılan olarak zorunludur, istersen verilmiş onayı da zorunlu tut; ikisi işaretliyse her yayın ikisini de ister ve aralarındaki sıra "Sıra" seçeneğiyle belirlenir: "Paralel" (varsayılan, ikisi bağımsız yürür), "Önce gözden geçirme, sonra onay" ya da "Önce onay, sonra gözden geçirme". Seçilen sıra zorlanır: sırası gelmemiş adım başlatılamaz. Tek imza yetiyorsa onay zinciri, yorum toplanıp karara bağlanması gerekiyorsa formal gözden geçirme başlat. Kural bu süreçlerin atlanmasını engeller: bir gözden geçirme ya da onay tek bir yayına dayanak olur, her yeni yayın kendisininkini ister.
8. 8Gözden geçirme sürerken ya da onay beklerken doküman yayınlanamaz; gözden geçirmede içerik de donar. Süreç bitince "Yayınla" açılır ve yayınlanan sürüm gözden geçirmeye damgalanır. Yayınlanmış dokümana ek eklemek yeni bir taslak sürüm açar (ör. 1.0 → 1.1) ve yeniden yayın gerektirir. Onay ya da gözden geçirme tamamlandıktan sonra doküman yayınlanana kadar düzenlenemez (içerik, başlık, ekler, sürüm geri yükleme); yanlış onaylanan bir onay talebi "Onayı geri çek" ile geri alınabilir. İstisna: sıra "Önce onay, sonra gözden geçirme" ise onaydan sonra başlatılan gözden geçirmenin düzeltme turunda doküman düzenlenebilir, çünkü bulguların işlenmesi gerekir.
9. 9Denetimde eski bir sürüm sorulursa dokümanın "Yayınlanan sürümler" listesinden o yayını aç: içerik ve ekler yayın anındaki hâliyle görünür, PDF ya da Word olarak indirilir. Kayıttaki "Gözden geçirme" ya da "Onay" rozeti yayının hangi süreçten geçtiğini gösterir; ek sonradan silinmiş olsa da yayındaki dosya açılır.

İlgili sayfalar: Doküman alanı, Formal gözden geçirme, Kalite standartları, Roller & izinler.