Doküman alanı

Doküman tipi panolar, görevlerin yanında yaşayan bir bilgi tabanı sağlar. Sayfalar hiyerarşik düzenlenir; her düzenleme yeni bir sürüm oluşturur, böylece eski bir sürüme dönülebilir (gözden geçirme sürerken ve onaylanmış doküman yayınlanana kadar geri yükleme kilitlidir).

Öne çıkanlar

• Sayfa hiyerarşisi + otomatik içindekiler (TOC)
• Sürüm geçmişi ve tek tıkla geri alma
• Doküman geçmişi: kim neyi ne zaman değiştirdi, yayınlar, kod, taşıma, gözden geçirme ve onay adımları
• Yayınlanan sürümler: her yayın o günkü içerik ve ekleriyle salt okunur açılır, PDF ya da Word olarak indirilir
• Seri veya paralel onay zincirleri
• Yerleşik şablonlar (Toplantı Notları, PRD, Retrospektif) ve kendi tanımladığınız şablonlar
• Word (.docx) ve Markdown (.md) dosyasından içe aktarma, PDF ve Word olarak dışa aktarma
• Dokümanı alt dokümanlarıyla birlikte aynı alanda başka bir dokümanın altına taşıma
• Sayfayı alt sayfalarıyla birlikte başka bir doküman alanına kopyalama ya da taşıma
• Satır içi (metin-içi) yorum ve @bahsetme
• Sayfa etiketleri; ağaç etikete göre süzülür
• Sayfa düzeyinde izin (kullanıcı / rol / grup × görüntüle / yorumla / düzenle)

app.themyway.app/docs/handbook

Doküman kodu

Kalite sistemi dokümanları numarayla anılır: "MAN.4-TL.01". Alan Ayarları > Doküman Kodları’nda bir seri tanımlarsınız (ön ek, ayraç, hane sayısı) ve bir sayfa şablonunu o seriye bağlarsınız; o şablondan açılan her doküman sıradaki kodu kendiliğinden alır. Kod ağaçta, aramada, doküman başlığında ve PDF/Word çıktısında görünür.

• Numara yeniden kullanılmaz: silinen dokümanın kodu bir daha verilmez, denetimde aynı kod iki dokümana denk gelemez.
• Ayraç tire, nokta, alt çizgi olabilir ya da hiç olmayabilir; hane sayısı 1 ile 4 arasındadır. Var olan dokümanları taşırken seri ortadan başlatılabilir (elinizde 42 talimat varsa 43’ten). Sıradaki numara ileri kaydırılabilir ama geri alınamaz. Bir seriyi silmek verilmiş kodları dokümanlardan kaldırmaz.
• Başka bir sistemden taşınan doküman kodunu Word içe aktarmayla korur: dosya adı bir kodla başlıyorsa ("MAN.4-TL.01_Risk_Talimatı.docx") ürün bu kodu dokümana atamayı önerir ve kabul edilen kod seri sayacını tüketmez. Kod atamak "Üye ve rol yönetimi" yetkisi ister ve denetim kaydına düşer; kod zaten kullanılıyorsa doküman kodsuz içe aktarılır.
• Kodu olmayan bir dokümana sonradan kod verilir, kodu olan dokümanın kodu düzeltilir: doküman başlığının altındaki kod satırı "Doküman kodu ver" ya da "Doküman kodunu değiştir" penceresini açar. Kod bir doküman serisinden sıradaki numara olarak alınır ya da elle girilir ve alan içinde benzersiz olmalıdır. Bu "Üye ve rol yönetimi" yetkisi ister; her değişiklik denetim kaydına yazılır.
• İki farklı şablon aynı seriye yazabilir; seri şablonun değil panonun tanımıdır.
• Kod dokümanın ömür boyu değişmeyen kimliğidir; sürümden ayrı bir alanda durur.

app.themyway.app/boards/handbook/settings/document-codes

Doküman sürümü

Sürüm numarası dokümanın olgunluğunu anlatır: yeni doküman 0.0 taslak doğar, ilk kaydetmede 0.1 olur, her gözden geçirme turuyla 0.2 ve 0.3 diye ilerler, yayınlandığında 1.0’a yuvarlanır. Yayınlanmış dokümanı düzenlemeye başlayınca 1.1, yeniden yayınlayınca 2.0 olur. Böylece bir sayının hangi anlama geldiği tartışma konusu olmaz: tam sayı yayınlanmış, ondalık çalışılan sürümdür. Taslakta yeniden kaydetmek numarayı artırmaz; 0.1’den sonra numarayı gözden geçirmenin düzeltme turundan son onaya geçişi ilerletir. Yayınlanmış bir doküman yayından kaldırılamaz: yayın izi değişmeyen bir kayıttır. Çoğaltılan sayfa kodsuz ve taslak olarak yeni bir sürüm ömrüne başlar.

Yayınlanan sürümler

Sürüm geçmişi her kaydı tutar; yayınlanan sürümler ise ayrı bir listede durur. Doküman en az bir kez yayınlandıysa editörün üst çubuğunda, sürüm geçmişi düğmesinin yanında "Yayınlanan sürümler" düğmesi görünür ve sağdan bir panel açar. Sayfayı görebilen herkes bu listeyi açabilir, ayrı bir yetki gerekmez; kısıtlı sayfada sayfa izni geçerlidir. Panel salt okunurdur: eski bir yayın buradan geri yüklenmez, geri yükleme sürüm geçmişinin işidir.

• Listede her yayın için sürüm (1.0, 2.0), yayınlayan kişi ve tarih görünür; en yenisi üsttedir. Doküman şu an yayındaysa en üstteki kayıt "güncel yayın" rozetini taşır; v1.64.0’dan önce yayından kaldırılmış bir dokümanda bu rozet hiçbir kayıtta görünmez
• Yayın tamamlanmış bir gözden geçirmeyle yapıldıysa kayıtta "Gözden geçirme", onaylanmış bir onay talebiyle yapıldıysa "Onay" rozeti görünür
• Bir kayda tıklayınca doküman o sürümde yayınlandığı hâliyle açılır: başlık, içerik, doküman kodu ve yayın anındaki ekler; ekler oradan indirilir. "PDF olarak indir" ve "Word (.doc) olarak indir" o sürümü kendi kodu ve sürüm numarasıyla dışa aktarır
• Bir yayında kullanılan ek dosya korunur: ek sonradan dokümandan silinse de dosya silinmez ve eski yayından açılmaya devam eder
• v1.62.0’dan önceki yayınlar denetim kayıtlarından geri getirildi; içeriği kayıtlardan bulunamayan çok eski yayınlar listede yer almaz. Bu yayınlarda ek listesi tutulmadığı için panel "Ekler bu sürümle kaydedilmemiş" der

app.themyway.app/docs/handbook/information-security-policy

Yayınlama ve yetkiler

• Yazmak, yayınlamak ve silmek ayrı yetkilerdir: "Doküman düzenleme" yazmaya, "Doküman yayınlama" yayına, "Doküman silme" silmeye izin verir. Şablonları, kod serilerini ve sayfa izinlerini "Doküman ayarları (şablon, kod serisi, sayfa izinleri)" yetkisi olan kişi yönetir
• Bekleyen bir onay talebi varken sayfa yayınlanamaz; onay sonuçlanınca ya da talep iptal edilince "Yayınla" açılır. Bu kural, düzenlenmiş bir dokümanı yeniden yayınlarken de geçerlidir. Süren bir gözden geçirme de yayını aynı şekilde kilitler
• Alanın yayın kuralı yayından önce tamamlanmış bir gözden geçirme, verilmiş bir onay ya da ikisini birden isteyebilir; ayrıntısı aşağıda, "Yayın kuralı" başlığında
• Yayın geri alınamaz: yayınlanmış bir doküman yayından kaldırılıp taslağa döndürülemez. Değişiklik gerekiyorsa doküman düzenlenir ve yeni sürüm yeniden yayınlanır
• Yayınlanmış bir sayfadaki diyagram başka bir yerden güncellenirse sayfa "Diyagram değişti" rozetini alır ve düğme "Yeniden yayınla"ya döner; sürüm numarası ancak yeniden yayınladığında değişir
• Bir sayfayı silmek alt sayfalarını, yorumlarını, eklerini, yayınlanan sürümlerini, onay ve gözden geçirme kayıtlarını da siler; sayfadaki diyagramlar Diyagramlar listesinde kalır

Yayın kuralı

Bir doküman alanında yayından önce hangi sürecin şart olduğunu Alan Ayarları > Genel > Yayın kuralı belirler. İki ayrı kutu vardır: "Yayın için tamamlanmış gözden geçirme zorunlu" (varsayılan açık) ve "Yayın için verilmiş onay zorunlu" (varsayılan kapalı). İşaretli olanın her biri her yayında, ilk yayında da yeniden yayında da aranır. İkisi de kapalıysa doküman doğrudan yayınlanır. Kuralı "Doküman ayarları (şablon, kod serisi, sayfa izinleri)" yetkisi olan kişi değiştirir; değişiklik anında kaydedilir. Alan başka bir panodan ayarları alınarak kurulursa kural da yeni alana geçer. Kuralın altındaki "Gözden geçirmede son onay süresi (ön değer)" yeni gözden geçirmelere öne gelecek gün sayısını ve "Süre dolunca" ne olacağını tanımlar: "yanıt vermeyen onay vermiş sayılsın" ya da "yanıt vermeyenin onayı beklenmesin". Başlatan kişi değiştirebilir ya da kaldırabilir.

• Bir gözden geçirme ya da onay tek bir yayına dayanak olur: 1.0’ı yayınlatan gözden geçirme 2.0 için yeniden kullanılmaz, her yeni yayın kendi gözden geçirmesini ya da onayını ister
• Kural açıkken yeni bir sayfa doğrudan yayınlanmış olarak açılamaz; arkasında henüz bir gözden geçirme ya da onay yoktur
• Kural yayının önüne bir şart koyar, gözden geçirmeyi ya da onayı kendisi başlatmaz: süreci sayfadaki Gözden geçirme ya da Onaylar panelinden açarsınız
• İki kutu birden işaretliyse altında "Sıra" seçimi açılır: "Paralel" (varsayılan; ikisi birbirinden bağımsız, istenen sırayla yürür), "Önce gözden geçirme, sonra onay" (onay ancak tamamlanmış gözden geçirmeden sonra istenebilir) ya da "Önce onay, sonra gözden geçirme" (gözden geçirme ancak verilmiş onaydan sonra başlatılabilir). Sıraya uymayan işlem reddedilir, örneğin "Bu alanda önce onay verilmeli, gözden geçirme ondan sonra başlatılabilir". Kutulardan biri kapalıysa sıra seçimi görünmez ve hükmü kalmaz; alan başka bir panodan ayarları alınarak kurulursa sıra da geçer

Başka bir dokümanın altına taşı

Doküman ağacındaki satırdan ya da sayfa menüsünden "Başka bir dokümanın altına taşı" ile bir doküman, alt dokümanlarıyla birlikte aynı alanda başka bir dokümanın altına ya da "(En üst seviye)"ye taşınır ve yeni üst dokümanın altında en sona yerleşir. Dokümanın kendisi ve kendi alt dokümanları üst olarak seçilemez. Taşımak "Doküman düzenleme" yetkisi ve hem taşınan dokümanda hem yeni üst dokümanda düzenleme erişimi ister.

Başka alana kopyala / taşı

Bir sayfa, sayfa menüsündeki "Başka alana kopyala / taşı" ile başka bir doküman alanına kopyalanır ya da taşınır. Pencerede hedef doküman alanı, "Hedef üst doküman" (varsayılan "(En üst seviye)") ve işlem seçilir; "Alt sayfaları da dahil et" işaretliyse sayfa alt sayfalarıyla birlikte gider. Sayfadaki gömülü diyagramlar hedef alana kopyalanır.

• Yetki: kaynak sayfada düzenleme erişimi, "Doküman düzenleme" ve "Başka doküman alanına kopyala / taşı" (varsayılan olarak yalnız Yönetici rolünde); taşımak sayfayı kaynaktan kaldırdığı için ayrıca "Doküman silme". Hedef alanın üyesi olmanız ve orada "Doküman düzenleme" yetkiniz olması gerekir
• Ayrı bir izin olmasının nedeni: içerik kendi alanının izin kümesinden çıkıp başka bir alanın kurallarına geçer. Kısıtlı bir dokümanın daha geniş bir alana çıkmasına kimin karar vereceği bilinçli seçilmelidir
• Taşınan sayfanın izinlerinde kişi, grup ve hazır rol satırları kalır; kaynak panoya özgü özel roller hedefte bir anlam taşımadığı için düşer
• Hedef alanın üyesi olmayan kişiler onay ve izin panellerinde adlarıyla görünür; böyle bir kişinin izin satırı, alana eklenene kadar ona erişim vermez

Onaylanan doküman yayına kadar kilitli

Onay talebi onaylanan ya da gözden geçirmesi tamamlanan bir doküman, resmi olarak yayınlanana kadar düzenlenemez: içerik, başlık, etiketler, ekler ve sürüm geri yükleme kilitlidir. Böylece yayınlanan içerik, onaylanan içerikle aynı kalır. Editörde "Onaylandı - yayın bekliyor" rozeti görünür. Doküman kodu kilide girmez; kilitten çıkmanın olağan yolu yayınlamaktır.

• Yanlış onaylanmış bir sürüm için Onaylar panelindeki "Onayı geri çek" kullanılır: onay geri çekilir, doküman yeniden düzenlenebilir olur ve yayın için yeni bir onay gerekir. Bunu onayı isteyen kişi ya da "Üye ve rol yönetimi" yetkisi olan biri yapabilir; doküman yayınlandıktan sonra onay geri çekilemez. Geri çekilen talep "İptal edildi" olarak görünür ve denetim kaydına düşer
• Gözden geçirmeyle onaylanan dokümanda değişiklik gerekiyorsa yeni bir gözden geçirme başlatılır; içerik o gözden geçirmenin düzeltme turunda açılır
• Yayın kuralında "Önce onay, sonra gözden geçirme" seçiliyse onay, gözden geçirmeye geçişin iznidir: onaydan sonra doküman kilitli kalır, gözden geçirme açılınca kilidi gözden geçirmenin kuralı belirler ve doküman düzeltme turunda düzenlenebilir. Gözden geçirme tamamlanınca doküman yayına kadar yeniden kilitlenir
• Kilit yalnız bu kuralı getiren güncellemeden sonra verilen onaylarda devreye girer: güncellemeden önce onaylanmış ya da gözden geçirmesi tamamlanmış dokümanlar, yayınlanmış olsun olmasın, kilitlenmez
• Onay talebinde "Onayla" ve "Reddet" yalnız sırası gelmiş onaylayana görünür: seri akışta sıradaki kişiye, paralel akışta henüz karar vermemiş her onaylayana. Onay Kuyruğu da yalnız şu an karar verebileceğin talepleri listeler

Sayfa izinleri

Varsayılan olarak bir sayfayı alandaki rolün belirler: düzenleyebilen düzenler, yorumlayabilen yorumlar. Yorum yazmak ayrı bir yetkidir: rolde "Dokümana yorum yapma" yoksa ne düzenleme yetkisi ne de sayfaya özel bir izin satırı yorum hakkı verir (v1.67.0 öncesinde düzenleyebilen kişi bu izin olmadan da yorum yazabiliyordu). Tek bir sayfayı daraltmak gerekirse o sayfaya kişi, rol ya da grup bazında ayrı izin verilir - ücret çalışmasını yalnız üç kişinin görmesi gibi. Sayfaya ilk özel izni eklediğin anda sayfa kısıtlı olur: yalnız listede adı geçen kişi, rol ya da grup açabilir ("Üye ve rol yönetimi" yetkisi olanlar her zaman erişir). Bir izin satırı rolün verdiğinden fazlasını da verebilir, örneğin görüntüleyen birine tek bir sayfada düzenleme; yorum hakkı ise yalnız rolden gelir. Kısıt alt sayfalara GEÇMEZ; gizli kalması gereken alt sayfaları ayrıca kısıtla. Kısıtlı bir sayfanın kopyası izinleri taşımaz ve herkese açık doğar. Kısıtlı bir sayfa, erişimi olmayan kişiye listede ve aramada bile görünmez. Yeni sayfa açmak (boş, şablondan ya da Word veya Markdown dosyasından) "Doküman düzenleme" yetkisi ister; bir sayfanın altına sayfa eklemek ya da sayfayı çoğaltmak o sayfada düzenleme yetkisi gerektirir. Düzenleme yetkiniz olmayan bir sayfa salt okunur açılır.

Word ve Markdown’dan içe aktarma

Word belgesi (.docx) ya da Markdown dosyası (.md) iki yoldan alınır: Yeni sayfa > "İçe aktar (.docx, .md)" yeni bir sayfa açar; sayfa içindeki "İçe aktar (Word, Markdown)" mevcut içeriğin üzerine yazar ve kaydetmeni bekler. Tablolar, başlıklar, bağlantılar ve resimler taşınır. Tarayıcının gösteremediği resimler (EMF, WMF), çok büyük resimler ve Markdown dosyasının yanındaki yerel bir görsele verilen bağlantılar atlanır, kaç tanesinin atlandığı söylenir; Word şekilleri (SmartArt, grafik, metin kutusu) taşınmaz. Sayfa boyut sınırını aşan belge içe aktarılmaz ve yarım kalmış boş sayfa oluşmaz; büyük resimleri küçültüp ya da belgeyi bölüp yeniden dene.

Yorumlar ve dosyalar

• Satır içi yorum: metnin bir bölümünü seç, tam o cümleye yorum bırak. Yorum "Çözüldü" ile kapatılır; bağlandığı metin sonradan silinen yorumlar ayrı bir listede kalır
• Sayfa yorumu: sayfanın altındaki "Yorumlar" sekmesinde genel tartışma; @kişi ve @grup bahsetme çalışır. Satır içi ve sayfa yorumu yazmak "Dokümana yorum yapma" yetkisi ister. "Yorum moderasyonu (başkasının yorumunu silme)" yetkisi olan rol başkasının yorumunu silebilir, düzenleyemez
• Dosya ekleme: görüntü (PNG, JPG, GIF, WebP), video (MP4, WebM), PDF, Word, Excel, metin (TXT, CSV, Markdown), HTML, SVG, ZIP ve draw.io diyagram dosyası (.drawio) sayfaya eklenir; SVG, HTML ve draw.io dosyaları güvenlik için tarayıcıda açılmaz, her zaman indirilir. Dosyayı ek listesine sürükleyip bırakabilirsin, editöre yapıştırılan görüntü de yüklenir. Varsayılan boyut sınırı 25 MB’tır, yönetici değiştirebilir. Yayınlanmış bir dokümana ek eklemek ya da ek silmek yeni bir taslak sürüm açar (1.0 → 1.1) ve yeniden yayın ister, yayınlanmış sürümün içeriği sessizce değişmez; gözden geçirme sürerken ekler değiştirilemez, düzeltme turunda yeniden açılır. Onaylanmış ama henüz yayınlanmamış dokümanda da ekler kilitlidir
• Sayfayı izleme: izlediğin sayfa değiştiğinde ya da yorum aldığında haberin olur. Bir sayfaya yorum yazan ya da sayfayı düzenleyen kişi onu kendiliğinden izlemeye başlar

Doküman geçmişi

Doküman ekranının altında görevdeki gibi "Yorumlar" ve "Geçmiş" sekmeleri vardır. Geçmiş dokümanın kaydını tutar: kimin oluşturduğu ya da kopyalayarak oluşturduğu, başlık, içerik ve etiketlerin kimin tarafından ne zaman değiştirildiği (alanın adı yazar, eski ve yeni değer yazmaz), sürüm geri yüklemeleri, hangi sürümle yayınlandığı, doküman kodunun verilmesi, değiştirilmesi ya da kaldırılması, ağaçta ya da başka bir panoya taşınması ve dokümanın gözden geçirme ve onay adımları. Süre dolduğu için kendiliğinden tamamlanan bir gözden geçirme "Sistem" adına yazılır. Dokümanı görebilen herkes geçmişi açar, ayrı yetki gerekmez. Geçmiş denetim kaydından okunduğu için v1.68.0 öncesindeki olayları da içerir. Yorumlar ve ekler geçmişte ayrı satır olmaz.

Seçili doküman adreste tutulur: sayfa yenilenince aynı doküman açılır, adres paylaşılabilir. Şablondan oluşturulan doküman zengin editörle açılır.

app.themyway.app/docs/templates